معماري سازماني

 

ويژگيهاي مدير آينده

همه مديران رهبر و همه رهبران مدير نيستند. براي تحقق آرمانهاي ترقي خواهانه و متعالي (و رسيدن به افق سال 2020 مالزي) و ساختن آينده اي پررونق و شكوفا كداميك مهمتر و موثرتر است؟ آيا نياز به رهبران بيشتري محسوس است يا به مديران؟ بين رهبري و مديريت چه تفاوتهايي وجود دارد؟ اچ.رزپروت (H.ROSE PEROT) ميلياردر آمريكايي و نامزد پيشين رياست جمهوري آمريكا گفته است: «ما در بسياري از شركتهاي عظيم خود افـــراد را به منزله اشياء به حساب مي آوريم (با انسانها همان رفتاري را داريم كه با اشياء). انسانها را نمي توان دقيقاً كنترل كرد. اين اموال و دارائيها هستند كه مي توان آنها را به كنترل درآورد. ولي افراد را بايستي هدايت و راهنمايي كرد.

جان نـــايس بيت (JOHN NAISBITT) پيش بيني كننده سرشناس و پرآوازه گرايشهاي اجتماعي مقالاتي راجع به دگرگونيهاي مهم و بنيادي و تغييرات الگوشونده كه در محيط كار ايجاد مي گردند نوشته است كه محور تمركز و توجه را از:

1 - مديريت به رهبري؛ 2 - بازبيني و كنترل به اختيار و اقتدار؛ 3 - سلسله مـــــراتب به شبكه بندي؛ 4 - خط پايان و نتيجه كلي به نگرش استراتژيكي تغيير جهت مي دهد.

چالشهايي كه امروزه مديران با آنها مواجه هستند متعددند. اولين آنها داشتن نياز اساسي و حياتي به يك رهبري استراتژيك است.

رهبري استراتژيك عامل پراهميت و موثري است كه سازمان را ياري مي دهد تا بتواند با عملكرد بهتري از رقباي خود سبقت جويد. بنابراين رهبري در مديريت همانا توانايي ايجاد اعتماد به نفس و تقويت روحيه نيروي كاري در سازمانهايي است كه صلاحيت و شايستگي آنها بستگي به عملكرد و احساس مسئوليتشان دارد.

دوم چالش مديريت منابع انساني است. مديران لازم است براي اداره كردن افراد خود باهوش و زيرك باشند. گوي رقابت آينده را سازمانهايي خواهند برد كه بتوانند به طور موثر و نتيجه بخش منابع انساني خود را توسعه دهند و آنها را اداره كنند.

سوم چالش توسعه پايدار و تداوم برتري رقابتي (امتياز رقابتي) است. تدوين و اجراي استراتژي هاي برد (راهبردهاي پيروزي در رقابت) به طور فزاينده اي مديران را وادار مـــي كند كه خلاق تر و كارآفرين تر و تفكري استراتژيك داشته باشند. بسياري از مديران ضدريسك هستند و در حفظ و نگهداري سيستم ها و فرايندهاي يك سازمان خيلي خوب عمل مي كنند. اما آيا اين براي پيشرفت يك سازمان كافي است؟

چهارم چالش مديريت كيفيت است. كانون رقابت در آينده مرغوبيت و كيفيت خواهدبود. كنترل و اداره مرغوبيت و كيفيت امري واجب و ضـــروري است چون بدون كيفيت سازمان به زودي از رقباي خود كه برخوردار از كيفيت بهتري در محصولاتشان هستند عقب خواهدماند. نقش مديران در اعمال سيستم هاي كيفيت در داخل سازمانهايشان بسيار حساس و حياتي است و روز به روز براهميت آن افزوده مي شود.

پنجم چالش تغيير و تحول سازماني است. دگرگونيها و تحولات پويا و پرجنب و جوش معمولاً سازمانهـــــا را ملزم به استفاده از شيوه هاي استراتژيكي در كنترل و اداره (مديريت) اين تغيير و تحولات مي كند. اختيارات كارمندان مبحث جديدي است كه در مديريت تحول مطرح است و به صورت تكيه كلام (CATCH-PHRASE) تازه اي درآمده است. مديران بايستي از مسير و جهت تحول و چگونگي آن يك بينش و درك شفاف و روشني داشته باشند. آنها بايد فرايند تحول (فرايند تغيير) را درك كرده و برداشتي مثبت از آن داشته باشند. آماده شدن براي تغيير و تحولات سازماني و رويارويي با آنها امروزه براي مديران يك چالش حياتي و سرنوشت ساز است. در اين خصوص مديران لازم است درك بهتري از موارد زير داشته باشند:

- ماهيت تغييرات سازماني؛
- مفاهيم كلي تغييرات سازماني؛
- شرايط زماني شرايط افراد و تغييرات رفتاري كه براي اين تحولات لازم
هستند؛ - يك الگو و نمونه يا يك ساختار و معيار براي مديريت تحول؛
- معضلات و تنگناهايي بر سر راه مديراني كه مي خواهند با اين تحولات كنار بيايند و آنها را تسهيل بخشند وجود دارد كه مقاومت در برابر تحول از آن جمله است.

ششم چالش شكل دهي و اصلاح و بهبود بخشي از ارزشهاي اصلي _(ارزشهاي بنيادي و كليدي) سازمان فلسفه يا رسالت آن و دليل موجوديت آن است. ارزشهاي سازماني روز به روز اهميت بيشتري پيدا مي كنند زيرا موضوعهايي از قبيل اصول اخلاقي (اخلاقيات) به آنها اعتبار مي بخشند.
همچنين محقق شده است سازمانهايي كه به يك سري ارزشهاي بنيادي يا فلسفه سازماني اهميت داده و آنهــــا را به كار مي بندند بهتر مي توانند در كاركنان وفاداري و احساس مسئوليت نسبت به سازمان ايجاد كنند.
اين چالشها به طور فزاينده اي مديران را ملزم مي سازد در داخل سازمانهاي خود براي ايجاد تحول كلي نقش رهبري ايفا كنند. مديران موفق فردا از اين چالشها گريزان نيستند و براي رويارويي با چالشهاي آينده آماده خواهند بود.
سازمانهاي موفق ضمن اينكه براي دستيابي به نتايج روزانه به مديراني احتياج دارند تا برنامه ريزي تنظيم بودجه كنترل و نظارت سازماندهي استخدام و گزينش كارمند را انجام دهند به رهبراني نيز نيازمند هستند كـــه با ژرف نگري جهت مناسب و صحيح و مسير آينده سازمان را مشخص سازند افراد را به آن مسير هدايت كنند و انگيزه ايجاد تحول لازم را در كاركنان به وجود آورند.
گذشته از اين ما به رهبران بازرگاني نيازمنديم تا فعــــــالانه و به طور موثر و نتيجه بخش مسائل راهبردي را موردتوجه قرار دهند. مسائلي از قبيل: ساختن يك جامعه (محيط) چند نژادي (چند مليتي) هدفمند حفاظت محيط زيست براي توسعه پايدار رعايت وظايف اجتماعي و اصول اخلاقي در شركت. خلاصه كلام امروزه لازم است رهبران بازرگاني به عوض اينكه صرفاً مجذوب منافع مالي اندك و محدود خود باشند آگاهي اجتماعي بيشتري نسبت به احتياجات و منافع ملت و جامعه داشته باشند.
رهبران بازرگاني بايستي شركتهاي خود را هدايت كنند تا شهروندان سازماني خوبي شوند. آنها نبايستي اين كار را صرفاً به خاطر دلايل نوع دوستانه انجام دهند بلكه به اين علت كه در يك جامعه مصرف كننده فرهيخته و آگاه و مترقي مشتريان امروزي موشكاف تر و باريك بين تر هستند و مي توانند معاملات خود را با شركتهايي انجام دهند كه دوستدار محيط زيست و مسئول وپاسخگو هستند. لذا شهروندان سازماني خوب از شعور بازرگاني بالايي برخوردارند. بنابراين بهتر است مديران و دست اندركاران تجارت مسئولانه تر عمل كنند.

مقاله حاضر برگرفته از کتاب  MANAGEMENT STRATGEIES FOR VISION 2020 میباشد .

 

براي سهولت جامع نگري در شناخت حوزه عمل فناوري اطلاعات و بازآفريني سازمان مبتني بر فناوري اطلاعات رويكرد معماري سازماني عمدتاً از مدل هرم معماري فناوري اطلاعات ارائه شده توسط موسسه ملي استانداردهاي فناوري آمريكا تبعيت مي كند.

 براي معماري سازماني مبتني بر فناوري اطلاعات رويكردي لايه اي به كار گرفته شده است كه از پايين به بالاي هرم هر لايه بستر و محمل لايه بالادستي خود است و ازطرفي برنامه ريزي براي پياده ســازي آن از بالا به پايين صورت مي گيرد. همچنين اين هرم نشانگر آن است كه معماري سازمان برمبناي فناوري اطلاعات مستلزم مشاركت تمامي سطوح استراتژيك مياني و عملياتي سازمان در فرايند معماري است كه اين خط سير در هرم مشهود است يعني از سطوح بالا به پايين ماهيت استراتژيك به عملياتي نزديك مي شود و اين بدان جهت است كه اين فناوري تمام سطوح سازماني را متأثر ساخته و در تصميم گيريهاي تمامي اين سطوح حضور دارد.

درواقع امروزه اطلاعات به عنوان منبعي استراتژيك به موازات ساير منابع سازماني (منابع مالي نيروي انساني تجهيزات و تكنولوژي) شناخته مي شود. از اين رو فناوريهاي مربوط به تهيه و به كارگيري اطلاعات نيز اهميتي استراتژيك براي سازمانها يافته است.

حال براي شناخت بهتر رويكرد معماري سازماني بهتر است هرم معماري سازماني را با دقت بيشتــــري بنگريم. لذا از بالا به پايين لايه هــــاي مختلف آن را به اجمال بررسي مي كنيم.

1 - لايه كسب و كار: نوك هرم معماري فناوري اطلاعات جنبه هاي مربوط به كسب و كار و تجارت سازمان را تشريح مي كند. در اين سطح مباحثي چون استراتژي هاي كسب و كار و فناوري سازمان خط مشي ها دامنـــه و تصميم گيري درمورد پارادايم هاي تجاري فناوري اطلاعات مانند كسب و كار الكترونيك و... از فعاليتهايي است كه در اين سطح انجام مي شود.
همچنين در اين لايه مواردي چون ساختار سازماني فرايندهاي كسب و كار سيستم هاي برنامه ريزي و كنترل و همچنين مكانيسم هاي اداري و مديريتي براي حصول به استراتژي ها و اهداف سازماني تشريح و ارتباط ميان آنها مدل سازي مي شود.

2 - لايه اطلاعات: با ظهور سيستم هاي رايــــانه اي و گسترش استفاده از آنها در سازمانها به مرور زمان مشخص شد كه مكانيزاسيون فرايندها و عمليات الزاماً صحت و كارايي آنها را تضمين نمي كند. به عبارت ديگر اينكه فرايندهاي ناقص و غيربهينه باشد مكانيزاسيون آن تنها سبب تسريع در انجام «يك كار اشتباه» مي شود لذا براي كاربرد بهينه فناوري اطلاعات بايد اطلاعات موردنياز و در جريان فرايندهاي سازمـــان بهينه سازي و مدل سازي شود. سپس برمبناي خوشه بندي اطلاعات و ارتباطات گروههــاي اطلاعاتي با فرايندهاي كاري سيستم هاي موردنياز ســـــازمان مشخص مي شوند. در اين لايه مباحثي چون مهندسي مجدد فرايندها (BPR) براي اصلاح و بهينه سازي گردش كار و اطلاعات مطرح مي گردد.

اطلاعات اصلي موردنياز براي انجام وظايف سازماني در لايه معماري اطلاعات شناسايي مي شوند. در اين لايه مدلهاي منطقي اطلاعات دسته هاي داده مخازن داده و ارتباط آنها با وظايف سازمـــــان و سيستم هاي برنامه هاي كاربردي شنـــــاسايي و تعريف مي گردند. ابتدا نواحي موضوعي سازمان شناسايي و دسته بندي شده و از طريق آن مدل اطلاعاتي تهيه مي شود. در ادامه بانكهاي اطلاعاتي منطقي و ارتباط بين نواحي موضوعي و وظايف سازماني در غالب نمودارهاي مختلف مدل سازي مي شوند. مباحثي چون مكانيسم ها و رويه هاي مديريت دانش نيز در اين لايه مطرح مي شود.

3 - لايه برنامه هاي كاربردي: اين لايه دربرگيرنده سيستم هاي كاربردي است كه براي دستيابي به كاركردهـــــاي تعريف شده در لايه هاي بالايي لازم مي آيند.

سيستم هايي چون برنامه ريزي منابع سازمان (ERP) مديريت ارتباطات با مشتري (CRM) سيستم هاي اطلاعاتي مديريت (MIS) سيستم هاي مديريت زنجيره عرضه (SCM) و... در اين لايه لحاظ شده اند.

شناسايي و توصيف برنامه هاي كاربردي و ماژولها و ارتباط آنها با فرايندهاي سازمان و ساير برنامه هاي كاربردي در لايه معماري برنامه هاي كاربردي انجام مي شود. ارتباط بين برنامه هاي كاربردي با وظايف سازمان و همچنين با نواحي وظيفه اي سازمان از موارد ديگري است كه در ادامه طراحي اين لايه از معماري تدوين مي شوند.

4 - لايه فناوري يا زيرساختها: اين لايه در حقيقت پيكره ظاهري فناوري اطلاعات و آن چيزي است كه در اذهان عموم از فناوري اطلاعات (IT) متصور است. اين سطح از فناوري اطلاعات دربـــرگيرنده فناوريهاي سخت افزاري و نرم افزاري ازجمله ريزپردازنده ها رايانه هاي شخصي شبكه هاي رايانه اي زيرساختهاي مخابراتي و الكترونيكي بسترهاي نرم افزاري و... مي شود. درحقيقت استقرار سيستم هاي اطلاعاتي سازمان بر محمل اين لايه انجام مي گردد. در لايه معماري زيرســـــاختها فناوريهاي سخت افزاري نرم افزاري و شبكه هاي مخابراتي موردنياز براي استقرار سيستم هاي كاربردي سازمان شناسايي و تبيين مي گردند. نيازمنديها و موجوديهاي تكنولوژيكي سازمان براساس چهار ناحيه تكنولوژيكي اصلي (بستر نرم افزاري مديريت داده ها و سيستم هاي عامل سخت افزارهاي پردازش اطلاعات فناوريهاي مخابراتي و ميان افزارها) طبقه بندي مي گردند.

به هرحال آنچه از فناوري اطلاعات در وهله اول به چشم مي آيد همين جنبه هاي تكنولوژيك آن است كه شيفتگي بيش از حد به اين لايه سرابي است كه چشم اغلب سازمانهاي ما را به خود معطوف كرده و آنها را از فهم فلسفه و مباني (لايه هاي بالاتر) كاربردهاي فناوري اطلاعات غافل داشته است. چه بسيارند سازمانهايي كه به آخرين مدل فناوريهاي رايانه اي مجهزند اما كمترين درصد منافع مترتب بر آن را جذب مي كنند.

    

          به دنبال ظهور و گستـــرش كاربري سيستم هاي رايانه اي در دهه 1950 و 60 به تدريج با گسترش و پيچيده شدن سيستم هاي مبتني بــر رايانه سازمانها دريافتند كه براي بهره گيري بهتر و دوختن قبايي مناسب از سيستم هاي اطلاعاتي به قواره اندامشان نيازمند برنامه ريزي و استفاده از روشهاي مدون و استاندارد توسعه سيستم ها هستند لذا بحث متدولوژي هاي توسعه سيستم هاي اطلاعاتي مطرح شدند. به مــرور زمان با گسترش و پيچيده تر شدن سيستم هاي اطلاعاتي در سازمانها نياز به رويكردي جامع نگر در طراحي سيستم ها احســــاس شد از اين رو متدولوژي هاي سازمان نگر پابه عرصه وجود نهادند متدولوژي هــايي كه براي توسعه سيستم ها وراي نيازمنديهاي بخشي اهداف و نيازمنديهاي سطح بالاي سازمان يعني اهداف و استــراتژي هاي كلان سازماني را نيز در نظر مي گرفتند. (اخوان نياكي 1380)

تقريباً در اوايل دهه 1990 ميلادي با گسترش و رشد كاربري فنـــاوري اطلاعات به ويژه با فراگير شدن اينترنت سازمانهاي خصوصي و دولتي در كشورهــــاي پيشرفته به ويژه در آمريكا به ناگاه خود را با طيف وسيعي از كاربردهاي فناوري اطلاعات و پارادايم هاي جديدي از فعاليتهاي مبتني بر فناوري اطلاعات مواجه ديدند. ظهور و متداول شدن واژگاني جديد همچون دولت الكترونيك خدمات الكترونيك كسب و كار الكترونيك و... همگي فشارها و فرصتهاي تكنولوژيك اقتصادي و اجتماعي شديدي برگرده سازمانها و نهادها وارد مي آورد تا به سوي به كارگيري اين فناوريهاي نوين بشتابند. از طرفي به كارگيري اين فناوريها مستلزم سرمايه گذاري هنگفتي در اين زمينه بود كه انجام آنها توجيهات اقتصادي و تكنولوژيك كافي و برنامه هاي راهبردي را مي طلبيد. ضمن اينكه مسائلي نيز از قبيل سيستم ها و تجهيزات موروثي عدم يكپارچگي ميان منابع موجود فناوري اطلاعات سازمانها تفاوت و ناسازگاري ميان بستـــرهاي تكنولوژيك سيستم هاي متعدد سازمانها و دهها مشكل ديگر گريبانگير سازمانهاي مذكور بود. اين امر به ويژه براي نهادهاي دولتي كه جهت تامين مالي خويش به منابع دولتي متكي بودند از اهميت خاصي برخوردار بود.

علاوه بر آن در سال 1996 قانوني در كنگره آمريكا به تصويب رسيد كه به قانون كلينگر - كوهن معروف شد و به موجب آن سازمانها و نهادهاي دولتي ملزم شدند معماري فناوري اطلاعات سازمان خود را تدوين كنند. (CLINGER - COHEN ACT 1996)

مجموع عوامل مذكور اقدام جهت تنظيم و تدوين شاكله سازماني در زمينه فناوري اطلاعات را براي سازمانها به ويژه ارگانهاي دولتي دركشور ايالت متحده ايجاب مي كرد.

          

 

          معماري سازماني: واژه معماري معنايي عام را در اذهان ما تداعي مي كند كه ناشي از سابقه آن در تمدن بشري است. براي اين واژه در بستر سازمان و فناوري اطلاعات تعاريف كمابيش مشابهي ارائه شده است. شايد بتوان معماري را ساختاري بنيادين از سيستم ها اجزا و ارتباطات دروني و بيروني و اصول حاكم بر طراحي و نمو آنها دانست. (ANSI/IEEE STD 1471-2000)

ازطــرفي واژه ENTERPRISE به هر مجموعه اي از سازمان اطلاق مي شود كه داراي اهداف مشترك و عمليات مشترك باشد. اين مجموعه مي تواند شامل كل سازمان و يا بخشي متمايز دريك سازمان و يا دامنه هاي وظيفه اي از يك سيستم و گاهي حتي مجموعه اي ميان سازماني باشد. (CIO COUNCIL 2000)

مجموعاً مي توان اصطلاح معماري سازماني (ENTERPRISE ARCHITECTURE) را چنين تعريف كرد: يك نقشه سازماني است كه ساختار مأموريت و اطلاعات موردنياز سازمان و فناوريهاي لازم براي پشتيباني از آنها را تشريح كرده و فرايند گذار براي پياده سازي اين فناوريها را تعريف مي كند (CIO COUNCIL 1999) . در تعريف موردنظر ما در اين نوشتار& معماري سازماني عبارتست از ساختار كلي نظام برنـــــــامه ريزي فناوري اطلاعات كه به كارگيري بهينه از فناوري اطلاعات را درجهت دستيابي به استراتژي هاي كسب و كار هدايت مي كند. (PERKS & BEVERIDGE 2003)

در دنيايي كه شتاب فزاينده تحولات عنان اختياراز كف انسانها ربوده است در دوراني كه پيچيدگي در تمامي عرصه هاي زندگي و سيستم هاي اجتماعي رخنه كرده است در عصري كه فناوري ارتباطات و اطلاعات سبب ظهور الگوهاي نويني از كسب و كار و تعاملات اجتماعي گشته است سازمانها با چالشهاي جدي مواجهند.

سازمانها به عنوان نهادهاي اجتماعي متأثر از تحولات دچار پيچيدگيهاي روزافزوني در سيستم هـــــا و تعاملات خويش گشته اند و به ناچار براي همراهي و يارهبري در عصر تحول& نيازمند برنامه ريزي و بازنگري خويش هستنـــد. در اين شرايط معماري به عنوان واژه اي آشنـــا در عرصه سازماني از نقش ويژه اي برخوردار شده است. همان طور كه توانايي هر موجود زنده اي تاحد زيادي تحت تاثير معماري اندام و سيستم هاي زيستي وي است همانگونه كه زيبايي و كارايي يك ساختمان از نوع معماري آن نشأت مي گيرد به همان دليل و دلايلي ديگر معماري سازماني نقش عمده اي در بازنگري و برنامه ريزي سازمانها بر دوش دارد. (O’ROURKE ET AL 2003) از آنجا كه حجم وسيعي از تحولات عصر جديد ناشي از فناوري اطلاعات و ارتباطات شمرده مي شود& سازمانها نيازمند آنند كه چيستي خو يش را حول مفاهيم و واژگان عصر جديد باز تعريف كنند. به عبارتي طرحي نو دراندازند و معماري جديدي برپايه فناوري اطلاعات و ارتباطات بنا نهند.

 

مطمئنا  در هر شركت و يا سازماني  در وهله اول براي بودن ودر مراتب بعدي براي توان رقابت با سازمانها وشركتهايي كه از همه پيشرفتهاي علمي وپيچيدگيهاي سازماني جهت موفقيت وربودن گوي بازار سرمايه ،  بهره ميبرند ، مجهز شدن به توانائيها و آشنا شدن با علم روز جهان در مورد چيدمان سازماني  به عنوان يك ضرورت مهم وانكار ناپذبر جلوه مينمايد وگر نه  مديران بلندپرواز سنتي خيلي زودتر از آنچه تصور ميگردد بايد عطاي موفقيت در اين عرصه بزرگ را به لقايش ببخشند و عرصه را به آناني بسپارند كه از هر تحول و پيشرفتي پلي براي عبور از بحرانها ميسازند .

بنا بر همانضرورياتي كه  عنوان گرديد  اين وبلاگ را  مكاني براي پرداختن جامع تر و تخصصي تر به اين پديده نو والبته مهم ( معماري سازماني ) براه انداختيم . وميزبان دانشجوياني است كه در آستانه ورود به عرصه كار وزندگي خود را ملزم به پرداختن و هماهنگ و مجهز نمودن  به انچه در دنياي فناوري اطلاعات و دنياي الكترونيك  ميگذرد ميدانند .